Quel logiciel de facturation électronique gratuit pour être en conformité avec la réforme ?

Avec l’arrivée imminente de la réforme sur la facturation électronique, de nombreux professionnels cherchent des solutions simples et abordables pour se mettre en conformité. Les petites entreprises et indépendants, en particulier, sont parfois démunis face à cette transition numérique imposée. Pourtant, il existe des logiciels de facturation électronique gratuits, qui permettent de respecter les nouvelles obligations tout en gagnant en efficacité. Cet article vous guide pas à pas pour comprendre l’enjeu de la réforme et bien choisir votre outil.

📝 En résumé

• La réforme de la facturation électronique impose aux entreprises de s’équiper d’un logiciel de dématérialisation des factures à partir de septembre 2026 ;
• Certains logiciels de facturation gratuits sont en train d’adapter leurs services pour répondre aux nouvelles normes imposées par cette réforme ;
• Dès lors qu’ils remplissent certains critères, les logiciels gratuits peuvent constituer une solution économique et conforme pour les petites entreprises ;
• La liste des plateformes de dématérialisation immatriculées (rebaptisées plateformes agréées) permettra aux entrepreneurs de s’assurer que leur outil est conforme aux nouvelles exigences.

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Pourquoi opter pour un logiciel de facturation électronique gratuit ?

La généralisation de la facturation électronique approche à grands pas. Après un report, le nouveau calendrier prévoit une entrée en vigueur de la réforme pour septembre 2026. Elle impacte toutes les entreprises établies en France, qui auront à terme l’obligation d’émettre une facture électronique pour chacune des opérations B2B (business to business) qu’elles réalisent sur le territoire national.

Pour rappel, voici le nouveau calendrier de la facturation électronique :

Cette réforme représente un enjeu de taille pour les micro-entreprises, TPE et PME. Avec des moyens limités, ces petites structures vont devoir accélérer leur transition digitale, revoir leurs pratiques en matière de facturation, mais aussi s’équiper de nouveaux outils.

Aujourd’hui, certains éditeurs proposent des logiciels pour factures dématérialisées gratuits, pensés spécifiquement pour répondre aux besoins des petites entreprises.

À retenir : la facturation électronique contraint tous les professionnels à s’équiper d’une plateforme agréée (anciennement appelée PDP, plateforme de dématérialisation partenaire).

👩🏼‍💻 Pour en savoir plus sur cette réforme, consultez notre article sur le schéma de la facturation électronique.

Les fonctionnalités indispensables d’un bon logiciel de facturation gratuit

Ce que doit absolument proposer un outil fiable

L’édition et l’envoi de factures conformes

Un logiciel fiable doit permettre d’établir et de gérer des factures électroniques en illimité, dans un format conforme aux nouvelles normes (UBL, CII ou format mixte comme Factur-X). Il doit générer automatiquement les mentions obligatoires afin d’éviter toute erreur potentiellement pénalisante.

Pour respecter la nouvelle législation, il faut s’assurer que le logiciel est outillé pour l’EDI (échange de données informatisées). Il doit être en mesure d’envoyer les factures aux autres plateformes agréées, d’en recevoir, et de communiquer avec l’annuaire public (ex PPF).

L’archivage et la traçabilité des factures

Le logiciel doit également répondre aux exigences légales en matière de traçabilité et d’archivage. Il doit permettre de suivre l’ensemble du cycle de vie des factures en garantissant leur authenticité et leur intégrité, dans la continuité de la PAF (piste d’audit fiable). Il est également crucial de pouvoir archiver les factures en toute sécurité, en respectant le délai légal de conservation des documents comptables, qui est de 10 ans.

Fonctions complémentaires utiles à ne pas négliger

Au-delà des e-factures, la gestion des devis, avoirs et acomptes est une fonctionnalité essentielle pour centraliser les processus administratifs. L’intégration de la TVA, avec une prise en compte des différents régimes, la possibilité de moduler les taux, la distinction entre TVA sur les encaissements ou sur les débits ainsi que le calcul automatique des montants collectés et payés, est également importante.

De plus, un bon logiciel doit permettre un suivi clair des paiements, en mettant à jour l’état des factures en temps réel. Les outils de relance automatisée sont précieux pour gagner en efficacité et optimiser les délais de paiement. La présence de tableaux de bord simplifiés est un plus pour gérer au mieux la trésorerie.

D’un point de vue technique, il faut privilégier les outils offrant des garanties claires en matière de sécurité et d’hébergement des données. Par ailleurs, les logiciels multi device, accessibles à la fois sur le web, dans le cloud et sur mobile, offrent une flexibilité appréciable.

À qui s’adressent ces logiciels de facturation électronique gratuits   ?

L’obligation d’utiliser une plateforme agréée (PA) pour la facturation électronique s’applique à tous les professionnels assujettis à la TVA, quel que soit leur régime spécifique.

Cela inclut :

• Les entreprises redevables de la TVA (régime réel normal ou simplifié) ;
• Les entreprises bénéficiant de la franchise en base de TVA ;
• Les professions exonérées de TVA (comme les professions médicales).

Quelles sont les obligations ?

Si tous les assujettis doivent s’équiper d’une PA, leurs obligations diffèrent :

👉🏻 Réception obligatoire pour tous : toutes les structures assujetties (y compris celles en franchise ou exonérées) doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques via une PA dès l’entrée en vigueur du dispositif.

👉🏻 Émission obligatoire (selon le statut) :

• Les entreprises redevables et celles en franchise de base doivent utiliser la PA pour émettre et recevoir leurs factures ;
• Les professions exonérées n’ont l’obligation que de recevoir (puisqu’elles n’émettent pas de factures avec TVA).

Qui n’est pas concerné ?

Les non-assujettis à la TVA (tels que les particuliers, la plupart des associations à but non lucratif ou les entreprises situées dans les COM) ne sont pas soumis à ces obligations de facturation électronique.

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Quels sont les meilleurs logiciels de facturation électronique gratuits ?

Les logiciels gratuits permettent aux petites entreprises de réussir leur transition digitale avec un outil facile à prendre en main. Ils sont adaptés à un pilotage financier simple, comme celui des micro-entreprises, qui doivent s’assurer de leur conformité sans forcément bénéficier d’une expertise comptable. En somme, ils offrent toutes les fonctionnalités de base aux entrepreneurs dont les revenus ne permettent pas la souscription à un logiciel payant.

Logiciels 100 % gratuits et conformes à la législation

Parmi les logiciels de facturation entièrement gratuits, nous pouvons citer :

Indy

Entièrement gratuite, l’offre Essentiel d’Indy offre une solution de facturation complète et adaptée à tous les indépendants (micro-entreprise, EI ou société). Choisir Indy vous assure d’être prêt à temps pour la généralisation de la facturation électronique.

Facture.net

Proposé par l’éditeur Codeur.com, il offre une solution simple, intuitive, 100 % gratuite et conçue pour les freelances et auto-entrepreneurs.

MY.Facturation

Ce logiciel propose un pack gratuit qui comprend l’émission de factures électroniques Factur-X. Pour bénéficier de fonctionnalités plus complètes (transmission aux plateformes agréées, relances), un abonnement payant est nécessaire.

Henrri

Très populaire en France, il propose une version conforme aux normes françaises, gratuite à vie et sans publicité. Il permet la gestion des devis, factures, acomptes, et propose un archivage sécurisé. Attention cependant : l’accès à la facturation électronique sera intégré à la formule payante.

Quel choix faire ?

Ces logiciels sont adaptés aux obligations actuelles et sont en cours d’évolution, mais leurs versions gratuites présentent parfois des limites : nombre de factures mensuelles, utilisateur unique ou accès restreint à certaines fonctions. 

De plus, rappelons qu’aucun logiciel n’est actuellement définitivement immatriculé par l’État pour la facturation électronique. Il sera donc nécessaire de vérifier à l’avenir que ces plateformes demeurent compatibles avec les nouvelles exigences.

Logiciels freemium : entre gratuité et montée en gamme

D’autres solutions adoptent un modèle freemium, alliant un accès gratuit aux fonctions de base et des options avancées payantes. Ils peuvent constituer un bon compromis pour tester l’outil avant d’investir. Voici quelques exemples :

• Zervant : ce logiciel offre une version gratuite limitée à la facturation de 5 clients, avec des fonctionnalités solides. Les versions payantes permettent d’ajouter des rappels automatiques, l’e-invoicing ou des rapports détaillés ;
• Evoliz : cet outil en ligne compatible avec Factur-X offre une version d’essai gratuite et des abonnements à coût réduit. Évolutif, il est particulièrement pertinent pour une entreprise en croissance ;
• Sinao : adapté aux indépendants comme aux PME et start-ups, Sinao propose une offre évolutive. Il prend en charge la facturation électronique dès la version gratuite.

Ces solutions peuvent a priori s’adapter à la réforme, mais nécessitent une vigilance sur leur conformité future.

🔎 Retrouvez la liste des plateformes agréées sur le site impots.gouv.fr en cliquant ici

Quels sont les critères pour bien choisir son logiciel gratuit ?

Prendre en compte ses besoins spécifiques

Avant de choisir un logiciel, il est essentiel d’évaluer son activité. Vous devez notamment estimer votre volume de facturation mensuel afin de vous assurer qu’il est compatible avec les limites imposées par certaines solutions gratuites. 

Il faut également s’assurer que le logiciel peut s’adapter à votre régime de TVA ainsi qu’à votre cœur de métier. Certaines solutions sont plus adaptées aux prestations de services, d’autres au commerce. En règle générale, un outil efficace doit s’adapter à vos besoins sans introduire de complexité inutile.

Les fonctionnalités comme le suivi de la trésorerie et la gestion de la caisse s’avèrent précieuses pour les commerçants et e-commerçants, tandis que certaines professions libérales peuvent se contenter d’outils plus simples.

Évaluer la pérennité et la sécurité du service

Pour vous accompagner au mieux, votre logiciel gratuit doit offrir des garanties en termes de sécurité. Au moment de le choisir, prêtez une attention particulière aux questions de la protection des données (hébergées de préférence en France ou en Europe) et de la conformité RGPD.

Pour que l’outil demeure fiable dans le temps, l’éditeur doit s’engager à proposer des mises à jour régulières. La mise à disposition d’un support technique et d’une documentation utilisateur est aussi des atouts à ne pas négliger. De plus, le logiciel doit s’adapter aux évolutions légales comme celles qui concernent la facturation électronique.

Suivez de près la liste des PDP immatriculées par l’État : l’homologation administrative garantit que les plateformes agréées concernées répondent aux futures exigences.

Pour conclure, il est possible de se tourner vers des logiciels de dématérialisation gratuits pour effectuer une transition en douceur et à moindre coût vers la facturation électronique. Vous devez néanmoins prêter attention à différents points tels que les fonctionnalités, la sécurité et l’homologation officielle pour vous assurer que la plateforme agréée saura répondre à vos besoins. Avec Indy, vous êtes sûr d’être conforme pour la réforme de la facturation électronique. Continuez à éditer et à recevoir vos factures gratuitement !