Auto-entrepreneur : quels sont les documents comptables à établir ?

Les documents comptables de l’auto-entrepreneur sont allégés de par son régime. Il n’en est pas moins qu’il y a certaines contraintes à respecter dans la comptabilité des auto-entrepreneurs pour être en règle vis-à-vis de l’administration fiscale. Pour vous aider à connaître et respecter ces dernières, voici un article complet de vos devoirs vis-à-vis de ces documents et justificatifs.

💡 Le saviez-vous ?
Confier sa comptabilité à un expert-comptable n’est pas obligatoire. De plus, en micro-entreprise, vous bénéficiez d’obligations comptables simplifiées. Alors, n’attendez plus, optez dès maintenant pour l’application tout-en-un Indy et suivez toutes vos dépenses et vos recettes en un clic !
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📝 En résumé : 

L’auto-entrepreneur à l’obligation de produire les documents suivants : 

• Un livre des recettes qui permet de recenser toutes les entrées d’argent avec leurs justificatifs, de manière chronologique ; 
• Un registre des achats s’il est commerçant pour y consigner toutes ses dépenses professionnelles ;
• Il devra les conserver pendant 10 ans minimum. 

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Le livre des recettes des auto-entrepreneurs

Qu’est-ce que le livre des recettes ?

Le livre des recettes est un document comptable de l’auto-entrepreneur. Obligatoire, il permet à ce dernier et à l’administration fiscale d’avoir un état des lieux de ses rentrées d’argent ainsi que des justificatifs qui leur sont liés. Rassurez-vous, l’obligation liée à ce document comptable n’est pas si contraignante en comparaison avec la tenue d’un Grand livre ou d’un livre journal, comme y sont soumis les régimes au réel. Mais c’est néanmoins un document indispensable qui nécessite une certaine rigueur, surtout lorsque l’on a beaucoup de factures à renseigner.

À quoi sert-il ?

Outre son caractère obligatoire, le livre des recettes détient un rôle essentiel. En effet, celui-ci permet :

• D’assurer une gestion transparente de votre comptabilité. Maintenir à jour votre livre des recettes vous permet d’avoir une vision claire de la situation financière de votre entreprise. De plus, ce document est nécessaire à la réalisation de vos déclarations de CA (Chiffre d’affaires) mensuelles ou trimestrielles auprès de l’URSSAF ;
• De vérifier le respect des plafonds de chiffre d’affaires applicables selon la nature de votre activité professionnelle (188 700€ ou 77 700€). En cas de dépassement de ces seuils pendant 2 années consécutives, vous serez basculé de manière automatique vers le statut d’entreprise individuelle (EI). À ce moment précis, deux choix s’offriront à vous : maintenir ce nouveau statut ou passer au statut de société.

Qui doit tenir un livre des recettes ?

Seuls les auto-entrepreneurs et les entrepreneurs au régime micro-BNC (Bénéfices non commerciaux) ou micro-BIC (Bénéfices industriels et commerciaux) doivent tenir un livre des recettes, les autres régimes ayant des obligations et documents comptables plus contraignants. Pour rappel, une micro-entreprise (autrefois appelée auto-entreprise) est une entreprise individuelle qui ne doit pas dépasser un certain seuil de chiffre d’affaires :

• 188 700€ pour les prestations d’hébergement et les activités de vente de marchandises ;
• 77 700€ pour les autres prestations de services et les professions libérales.

Avec cette contrainte viennent également des avantages pour les micro-entrepreneurs, comme des cotisations sociales amoindries, un abattement forfaitaire pour les charges professionnelles (qui n’est avantageux que pour certains) et le choix de son mode de prélèvement des impôts : à la source ou le versement libératoire de l’impôt sur le revenu.

Comment établir le livre des recettes ?

Tout d’abord, pour être conforme, le livre des recettes doit répondre à 3 règles essentielles :

• Il doit inclure toutes les informations obligatoires ;
• Il doit être organisé de manière chronologique ;
• Il ne doit pas faire l’objet de modifications après que les informations aient été enregistrées.

👩‍🏫 Bon à savoir : un livre des recettes doit être établi de façon chronologique. Toutefois, il existe une subtilité. En effet, nous parlons bien de l’ordre chronologique de vos encaissements et non pas de vos facturations.

De plus, le livre des recettes est un document finalement assez simple, qui se présente sous la forme d’un tableau à 6 colonnes contenant les informations suivantes :

• La date de réception de la recette sur le compte bancaire ;
• La référence du document justificatif ;
• Le nom du patient ou client ;
• La nature de la vente ou du service prodigué ;
• Son montant ;
• Le mode de règlement (carte bancaire, chèque, virement, etc).

Il peut donc par exemple se présenter comme suit :

💡À noter : le livre des recettes n’est pas à envoyer, contrairement aux documents comptables des autres régimes, mais il demeure obligatoire en cas de contrôle.

Le registre des achats des auto-entrepreneurs

Qu’est-ce que le registre des achats ?

Le registre des achats est un document comptable utilisé par les micro-entrepreneurs pour y consigner tous les achats réalisés dans le cadre de leur activité sur une année civile, avec les détails et justificatifs nécessaires.

À quoi sert-il ?

La tenue du registre des achats présente 2 principaux objectifs :

• Maintenir une comptabilité claire et précise : en consignant vos dépenses, vous garantissez une gestion transparente de vos décaissements, ce qui contribue à assurer la rentabilité et la stabilité financière de votre micro-entreprise ;
• Conserver les justificatifs de vos achats professionnels : en conservant l’intégralité des pièces justificatives relatives à vos achats professionnels, vous vous assurez de pouvoir fournir des preuves en cas de vérification de votre registre des achats par l’administration fiscale.

🚨 Attention ! Tout renseignement d’informations erronées présentes sur un registre ou utilisation de documents falsifiés est passible de 3 ans d’emprisonnement et 45 000€ d’amende.

Qui doit tenir un registre des achats ?

Contrairement au livre des recettes où tous les auto-entrepreneurs y sont assujettis, indépendamment de la nature de leur activité, le registre des achats n’est pas une obligation légale applicable à tous.

En effet, la tenue de ce registre est obligatoire uniquement pour les commerçants et les fournisseurs de prestations d’hébergement en micro-entreprise.

Ainsi, un micro-entrepreneur exerçant une activité de prestation de services n’est pas soumis à la tenue de ce registre comptable.

✨ Petite astuce Indy : si vous exercez plusieurs activités en tant qu’auto-entrepreneur, nul besoin de tenir un registre des achats pour chaque activité. Vous pouvez simplement regrouper l’ensemble des achats liés à vos activités professionnelles dans un seul et même registre, cela vous évitera certains ennuis tels que la perte de documents.

Comment établir le registre des achats ?

Tout d’abord, le registre des achats est soumis aux 3 mêmes règles essentielles que le livre des recettes, à savoir :

• La présence des informations obligations ;
• Le renseignement des achats dans l’ordre chronologique ;
• L’impossibilité de modifier le contenu après enregistrement.

De plus, tout comme le livre des recettes, le registre des achats se présente également sous la forme d’un tableau à 6 colonnes comprenant :

• La date du paiement ;
• La référence du justificatif de règlement ;
• La nature de l’achat ;
• Le montant de la dépense ;
• Le moyen de paiement (chèque, espèces, carte bancaire, etc).

Le registre des achats peut par exemple se présenter comme suit :

Comment tenir son livre des recettes et son registre des achats en tant qu’auto-entrepreneur ?

La notion importante à retenir avant de faire son livre des recettes au même titre que son registre des achats est qu’il ne doit pas être modifiable après création. C’est pourquoi il est conseillé de le faire soit sur papier (sans rature ni blanc) soit avec un logiciel de comptabilité en ligne (normé FEC) comme Indy.

Indy aide depuis plusieurs années les entrepreneurs à remplir et éditer leurs documents comptables grâce à sa solution. Cela inclut le livre des recettes et le registre des achats pour les auto-entrepreneurs, mais aussi le grand livre, le livre journal, le fichier des écritures comptables (FEC) et autres obligations et documents comptables devant être remis à l’administration. Mais Indy, c’est aussi un service client du tonnerre qui ne vous laissera jamais tomber ! Faites un tour sur notre site pour découvrir plus en détail ce qui fait le secret de notre logiciel de comptabilité en ligne.

Conserver ses justificatifs en tant qu’auto-entrepreneur

Comment bien conserver ses justificatifs en micro-entreprise ?

Pour conserver ses justificatifs en auto-entreprise, il y a deux écoles.

Si vous êtes davantage un adepte des justificatifs papier que numériques, pensez à bien les conserver dans un endroit sec et à l’abri de la lumière. Plutôt que de les entasser dans un carton qui pourrait bien finir à la benne pendant un déménagement, préférez des classeurs avec pochette plastique : c’est un petit investissement, mais comme vous devrez les garder pendant 10 ans, il vaut mieux prendre ses précautions en cas de contrôle.

Mais si vous avez toujours préféré le numérique, pas de panique. Il y a la valeur probante des justificatifs : en utilisant un logiciel tel qu’Indy, enregistrer un document lui donnera la même valeur juridique qu’un document papier.

Rien ne vous empêche de faire les deux, mais pour les documents numériques nous vous encourageons à dupliquer votre base de données sur un support externe : dans le cloud ou sur un périphérique tel que clé USB, disque dur externe ou deuxième ordinateur. On ne sait jamais ce qui peut arriver à un matériel électronique, alors autant s’assurer de ne rien perdre !

Combien de temps garder ses justificatifs ?

Si l’administration fiscale ne contrôle généralement que les 3 derniers exercices fiscaux, il est tout à fait possible qu’ils remontent 10 ans en arrière en cas de suspicion de fraude. C’est pourquoi il faut conserver tous vos justificatifs pendant 10 ans.

Et pour bien s’assurer que tous respectent cette injonction, l’administration a mis en place des sanctions prohibitives : amende de 1500€ pour non-présentation d’un document comptable, portée à 25 000€ si aucun justificatif ne permet de le recréer. Ces obligations et documents comptables sont donc impérativement à respecter et bien conserver, sans quoi cela pourrait vous revenir très cher.

Le saviez-vous ? L’extrait Kbis est la carte d’identité de votre activité. Il s’agit d’un document comptable obligatoire, vous permettant d’affirmer que votre entreprise est immatriculée au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Pour plus d’informations sur l’extrait Kbis, nous vous invitons à consulter 👉 cette page. 👈 Vous y trouverez plein d’informations sur son utilité, les procédures à réaliser pour l’obtenir, sur son coût et bien plus encore.

Un auto-entrepreneur est-il redevable de la TVA ?

Tout dépend de votre chiffre d’affaires annuel ! 💰

Si votre CA se situe en dessous des seuils de franchise en base de TVA vous êtes non assujetti à la taxe, dans le cas contraire, vous devenez redevable de la taxe et devrez transmettre des déclarations aux impôts. Les seuils de franchise en base sont les suivants : 

Par ailleurs, si vous êtes assujetti à la TVA deux régimes de TVA sont possibles : 

• Le régime réel simplifié de TVA : Ce dernier est accessible aux entreprises dont le CA annuel est inférieur à 840 000€ pour les professionnels BIC. Pour les entreprises en BNC, le CA annuel ne doit pas dépasser 254 000€. Sous ce régime, il est nécessaire de compléter la déclaration de TVA CA12 avant le 2ème jour ouvré suivant le 1er mai ;
• Le régime réel normal de TVA : ce régime s’applique si l’entreprise dépasse les seuils respectifs mentionnés ci-dessus. Dans ce cas, il est nécessaire de remplir une CA3 mensuellement ou trimestriellement. Notez que dernier n’est pas accessible au micro-entrepreneurs puisqu’il dépasse les seuils de CA de la micro-entreprise.

Vous voilà à jour sur les documents comptables obligatoires en micro-entreprise !

Des questions supplémentaires sur les documents comptables d’un auto-entrepreneur ou un avis à nous transmettre ? Nous vous invitons à utiliser l’espace commentaire ci-dessous, l’équipe Indy se fera une joie de vous répondre ! 🤗