Bien qu’elle ne soit pas toujours obligatoire, la tenue d’une comptabilité est en pratique indispensable pour les SCI (Sociétés civiles immobilières). Pour gérer leurs finances et remplir leurs obligations déclaratives, plusieurs options s’offrent à elles : faire appel à un expert-comptable, utiliser un simple document Excel ou souscrire à un logiciel de comptabilité pour SCI. Le coût que représentent ces différentes options est très variable, allant de zéro à plusieurs centaines d’euros par mois. Voyons quels services un logiciel de compta SCI gratuit peut offrir et quels sont les produits disponibles sur le marché.
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Les obligations comptables des SCI
Avant de se plonger dans les différentes solutions pour gérer la comptabilité d’une SCI, rappelons ses grands principes.
La SCI est une société civile, par opposition aux sociétés commerciales. De ce fait, la règle de base est qu’elle n’est pas soumise à l’obligation légale de tenue d’une comptabilité qui incombe aux sociétés commerciales. Il existe cependant des exceptions à cette règle, comme nous le verrons plus loin.
Bien que théoriquement facultative dans la majorité des cas, la tenue d’une comptabilité est en réalité une nécessité pour la SCI. En effet, son gérant est tenu de rendre compte de sa gestion aux associés et, dans certains cas, à des tiers. De plus, il doit déclarer annuellement le résultat de la SCI à l’administration. Lorsque la SCI est soumise à l’impôt sur le revenu, les associés doivent également déclarer les revenus qu’ils en tirent chaque année. Pour remplir ces différentes obligations, la comptabilité s’avère en pratique indispensable.
Selon sa situation, la SCI pourra se contenter d’une comptabilité simplifiée (comptabilité de trésorerie) ou devra tenir une comptabilité plus complexe (comptabilité d’engagement).
💡 Rappel : en matière de régime fiscal, le principe de base pour les SCI est l’assujettissement à l’IR (impôt sur le revenu) ; elles ont toutefois la possibilité de demander d’être assujetties à l’IS (impôt sur les sociétés) au même titre qu’une société commerciale.
La comptabilité de trésorerie en SCI
Sauf exceptions (voir partie suivante), les SCI assujetties à l’IR peuvent se contenter d’une comptabilité simplifiée, dite comptabilité de trésorerie. Celle-ci consiste à enregistrer chronologiquement les recettes et dépenses de la SCI dans un livre-journal afin de pouvoir calculer son résultat. Elle implique également de conserver et classifier les justificatifs correspondant à chaque opération.
→ Un document Excel peut suffire à l’enregistrement des dépenses et recettes. Cependant, un logiciel comptable permet à la SCI de bénéficier de fonctionnalités optimisées, comme nous le verrons plus bas.
La comptabilité d’engagement en SCI
Certaines SCI sont dans l’obligation légale de tenir une comptabilité d’engagement, également appelée comptabilité en deux parties. Les sociétés concernées sont :
- les SCI assujetties à l’IS,
- les SCI soumises à l’IR mais sont dans l’un des cas particuliers suivants :
- assujettissement à la TVA,
- présence d’un associé soumis à l’IS ou au régime d’imposition des BIC (bénéfices industriels et commerciaux),
- dépassement de deux des seuils suivants : CA supérieur à 3,1 millions d’euros, bilan supérieur à 1,55 million d’euros, effectif supérieur à 50 salariés.
La comptabilité d’engagement est plus complexe que la comptabilité de trésorerie. En effet, elle implique d’enregistrer non seulement les dépenses et recettes effectives, mais aussi les dettes et créances. De plus, chaque opération doit être classée dans l’un des comptes du plan comptable.
→ En pratique, la comptabilité d’engagement demande de produire de multiples documents comptables (journaux, comptes annuels, inventaire…), ce qui exige à la fois un temps important et des connaissances comptables poussées. Dans ce cas de figure, il est généralement nécessaire pour la SCI de faire appel à un professionnel ou de se tourner vers un logiciel comptable.
Souscrire à un logiciel de compta en SCI : quels avantages ?
Trois options peuvent s’offrir aux SCI pour la tenue de leur comptabilité :
- utiliser un simple document type Excel,
- faire appel à un expert-comptable,
- souscrire à un logiciel de comptabilité gratuit ou payant.
💡 Bon à savoir : une SCI n’est nullement obligée de faire appel à un expert-comptable, même lorsque la loi lui impose de tenir une comptabilité d’engagement.
Le logiciel de comptabilité permet de bénéficier de différents avantages pour un coût modéré.
Un gain de temps
La plupart des logiciels de comptabilité proposent différentes fonctionnalités qui permettent d’alléger les tâches comptables les plus fastidieuses, par exemple :
- l’automatisation de la saisie comptable grâce à une synchronisation avec les comptes bancaires,
- le pré-remplissage des déclarations fiscales,
etc.
De plus, souscrire à un logiciel comptable permet au gérant d’une SCI d’avoir la main à tout moment sur sa comptabilité et ses finances, sans être dépendant des disponibilités d’un prestataire.
Sécurité et conformité
Un logiciel comptable fiable garantit la conformité des documents comptables produits. Il offre également une plus grande sécurité et réduit le risque d’erreur grâce à une saisie automatique et un rapprochement facilité. De plus, la plupart des logiciels alertent le gérant de la SCI des échéances fiscales à respecter. Cela permet d’éviter les oublis, et donc les sanctions administratives.
Une meilleure vision de l’activité
Contrairement aux solutions bureautiques traditionnelles comme Excel, le logiciel comptable offre une visibilité globale sur l’activité. Grâce à une interface complète et lisible, incluant souvent un tableau de bord et des graphiques, le gérant a un aperçu précis des finances.
Une solution économique
Le logiciel comptable représente une alternative économique aux cabinets comptables. Son coût mensuel est généralement de quelques dizaines d’euros, tandis que les honoraires d’un expert-comptable peuvent atteindre plusieurs centaines d’euros par mois.
💡 A titre d’exemple, Indy propose un abonnement à 20€ HT par mois pour la comptabilité et les déclarations des SCI.
Lorsque la comptabilité de la SCI est particulièrement complexe (notamment si elle est soumise à l’IS), le logiciel comptable peut être associé à l’intervention d’un expert-comptable. Cette solution permet au gérant d’avoir la main sur une partie de la comptabilité et d’optimiser les dépenses effectuées.
Un outil collaboratif
Certains logiciels comptables présentent l’intérêt de fluidifier la communication au sein de la SCI, en offrant la possibilité de paramétrer différents accès pour les intervenants : gérant, associés, expert-comptable…
Quels sont les logiciels comptables gratuits pour les SCI ?
Il n’existe pas à proprement parler de logiciel comptable pour SCI gratuit, dans le sens où les solutions spécialement conçues pour les SCI sont payantes. Cependant, un logiciel généraliste gratuit peut permettre à une SCI à l’IS ou à l’IR de gérer sa comptabilité, en particulier lorsque celle-ci est simple.
Les tableurs type Excel
Excel peut suffire à tenir un livre-journal basique dans le cadre d’une comptabilité de trésorerie. Des modèles de documents gratuits sont disponibles sur le web.
Cette solution présente cependant différentes limites en comparaison d’un logiciel de comptabilité :
- elle n’est pas adaptée à une comptabilité complexe,
- elle offre des fonctionnalités limitées en comparaison d’un véritable logiciel comptable,
- la saisie comptable manuelle puis le report des données dans les déclarations est chronophage, et le risque d’erreur est important,
- la collecte et l’enregistrement des justificatifs demeure fastidieuse.
💡 Il est à noter que le logiciel Excel n’est pas à proprement parler gratuit, puisqu’il fait partie de la suite Microsoft Office, qui est payante. La suite LibreOffice ou l’outil en ligne Google Sheets peuvent constituer des alternatives gratuites à Excel.
Les logiciels de comptabilité gratuits
Il existe différents logiciels gratuits de comptabilité, que l’on peut qualifier de généralistes dans le sens où ils ne s’adressent pas spécifiquement aux SCI. Ceux-ci peuvent être téléchargeables ou accessibles directement en ligne.
On peut citer par exemple :
- Odoo,
- Dolibarr,
- Oxygène Memsoft,
- l’offre “Starter” de Bleez (ex ComptaCom),
- ou encore Grisbi, conçu pour gérer une comptabilité de trésorerie simple.
Par ailleurs, certains logiciels de comptabilité payants proposent une offre de bienvenue gratuite, généralement pendant 15 à 30 jours.
Quid des logiciels comptables payants pour les SCI ?
Les limites des logiciels gratuits et les avantages des solutions payantes
Comme évoqué, les logiciels de comptabilité gratuits proposent une offre généraliste qui s’adresse sans distinction à différentes formes d’entreprises. A contrario, en choisissant un logiciel payant, il est possible de bénéficier de solutions conçues sur mesure pour les SCI.
Cette spécialisation s’accompagne de divers avantages qui font souvent la différence entre les logiciels gratuits et payants :
- des outils performants adaptés à une comptabilité complexe,
- des services complémentaires, par exemple pour remplir facilement les obligations déclaratives qui incombent à la SCI,
- un accompagnement par un service client qualifié et disponible.
Les logiciels payants sont adaptés aussi bien à une comptabilité de trésorerie basique qu’à une comptabilité d’engagement, notamment pour répondre aux besoins des SCI à l’IS.
Quels logiciels payants sont disponibles sur le marché ?
Parmi les logiciels de comptabilité dédiés aux SCI ou leur proposant une offre sur mesure, on peut citer :
- ComptaSCI : une solution pour les SCI, bailleurs et syndics, qui facilite la gestion des biens. Il s’agit d’un logiciel à télécharger, disponible sous Windows uniquement, à partir de 99,90 € pour une comptabilité à l’IR ou 139,90 € à l’IS, hors assistance.
- InfoSCI : une solution de gestion de SCI prenant exclusivement en charge la comptabilité de trésorerie. Ce logiciel en ligne est disponible sur abonnement pour un coût mensuel compris entre 9,90 € et 39,90 € (l’offre de base n’incluant pas le module comptabilité).
- Macompta.fr : un logiciel de comptabilité en ligne disponible à partir de 149 € HT (ou 218 € HT avec l’option “liasse fiscale”) par an, auquel il est possible d’associer des solutions de gestion pour les SCI.
- Pennylane : un logiciel comptable en ligne avec des offres comprises entre 14 € (basique) et 79 € (premium) HT par mois.
- ou encore Indy, disponible pour 20 € HT par mois pour toutes les SCI.
💡 Bon à savoir : il existe des solutions de gestion administrative des SCI comme EBP qui ne sont pas des logiciels de comptabilité, mais permettent d’exporter certaines données vers le logiciel d’un expert-comptable. On peut également citer des logiciels généralistes comme Sage (ex Ciel) pouvant s’adapter à la comptabilité des SCI mais ne leur proposant pas d’offre ou service spécifique.
L’exemple d’Indy, logiciel comptable et accompagnement pour les SCI
Indy est un logiciel de comptabilité complet qui propose une offre sur mesure aux SCI pour 20 € HT par mois, incluant :
- la saisie automatisée grâce à la synchronisation bancaire,
- un tableau de bord pour suivre l’activité en temps réel et calculer les provisions,
- un traitement facilité des justificatifs,
- l’édition des documents comptables,
- la gestion des déclarations (ainsi qu’un système de notification à l’approche des échéances),
- un accompagnement humain par des conseillers experts des SCI.
Les critères pour choisir le bon logiciel comptable en SCI
Les fonctionnalités
Tout d’abord, il convient de s’assurer que le logiciel répond précisément à vos besoins. Une solution gratuite peut par exemple se révéler trop limitée si vous devez tenir une comptabilité d’engagement.
Voici quelques exemples de fonctionnalités qui peuvent s’avérer précieuses pour la gestion comptable de votre SCI :
- la synchronisation bancaire,
- l’enregistrement des justificatifs,
- l’édition des journaux comptables et comptes annuels,
- la gestion des déclarations fiscales (idéalement avec un rappel automatique des échéances),
- les exports comptables,
- la possibilité de paramétrer des accès pour différents intervenants,
- la gestion de la TVA (si votre SCI est concernée).
💡 Indy propose l’ensemble de ces services.
Le prix et le rapport qualité-prix
Pour faire votre choix, vous devez également définir votre budget, en sachant que le coût mensuel d’un logiciel est compris entre 0 et 80 € environ. Le prix de chaque logiciel doit être mis en balance avec les fonctionnalités proposées. En effet, un logiciel plus coûteux peut in fine vous rapporter de l’argent en vous faisant gagner plus de temps qu’une solution gratuite.
L’accompagnement humain
Tout le monde n’est pas expert de la comptabilité et de la fiscalité. L’accompagnement humain se révèle donc souvent nécessaire pour une bonne gestion de la SCI. Ainsi, les logiciels mettant une équipe d’experts au service de leurs clients sont un excellent compromis.
💡 Avec Indy, vous bénéficiez à tout moment des conseils de spécialiste des SCI.
L’interface
Préférez-vous utiliser une solution en ligne ou un logiciel téléchargeable ? Dans le second cas, vos choix seront plus limités et vous devrez vous assurer de la comptabilité de l’outil avec votre système d’exploitation. Si vous optez pour une plateforme en ligne, assurez-vous qu’elle est accessible sur tous les navigateurs.
Par ailleurs, la lisibilité et la fluidité de l’interface sont un critère important pour se faire un avis. L’outil doit être facile à prendre en main et vous offrir une vision claire des finances de la SCI en un clin d’œil.
En conclusion, il existe quelques options pour gérer gratuitement la comptabilité d’une SCI lorsqu’elle n’est pas soumise à des obligations comptables particulières. Cependant, les logiciels de compta gratuits pour les SCI présentent différentes limites. Ils ne sont pas nécessairement paramétrés spécifiquement pour répondre aux besoins des différents types de SCI, et pas toujours adaptés pour gérer une comptabilité complexe. A ce titre, les logiciels payants comme Indy peuvent constituer une alternative intéressante, à la fois performante et moins coûteuse qu’un expert-comptable.
