Quels outils utiliser au quotidien pour gérer son activité de freelance ?

Travailler comme freelance peut être plus facile avec une boîte à outils complète. En effet, l’utilisation de logiciels, plateformes et applications participe au bon développement de votre activité, tout en améliorant votre productivité. En bref : ils sont un réel gain de temps, et parfois d’argent, pour l’indépendant que vous êtes (ou celui en devenir). Laissez-nous vous présenter nos outils essentiels pour exercer votre activité sereinement !

Recevoir un accompagnement comptable

Si vous comptez faire votre comptabilité vous-même, alors rassurez-vous : vous ne serez jamais seul ! En effet, un logiciel comptable permet d’assister la tenue des comptes afin que ceux-ci soient réguliers. Les avantages de ce type d’outil ? La gestion de la comptabilité autonome, et via un outil en ligne, est bien moins chère que de la faire externaliser.

Les indépendants qui souhaitent faire eux-mêmes leur comptabilité pourront compter sur Indy (c’est nous 👋) ! Cet outil automatise votre comptabilité et allège par là même les démarches et les coûts. Vous pourrez retrouver devis, factures, liasse fiscale… et tout autres documents utiles à votre activité. Testez-le gratuitement pour voir s’il vous convient.

Améliorer sa productivité

La productivité est le Graal des travailleurs indépendants, qui se retrouvent bien souvent à gérer mille choses à la fois en plus des missions elles-mêmes. Heureusement, de nombreux outils permettent d’améliorer votre productivité et d’optimiser votre temps (et votre énergie) pour développer votre activité et accomplir un maximum de tâches quotidiennes.

Notion et Trello pour organiser son temps

D’abord, pour créer des dossiers, organiser automatiquement vos notes, vos tableaux, et faire un suivi de projet efficace, la plateforme gratuite Notion sera votre alliée.

Aussi, dans le cas où vous souhaiteriez vous concentrer davantage sur la gestion des tâches pour suivre assidûment où vous en êtes chaque jour, l’outil en ligne Trello et son système de cartes est fait pour vous !

Google Workspace pour centraliser ses documents

Par ailleurs, la centralisation de tous vos documents texte, tableaux, présentations et fichiers vous fera gagner beaucoup de temps. Google Workspace s’en occupe en proposant de réunir tout son panel d’outils (Doc, Sheet, Agenda…) en une seule et unique plateforme collaborative.

Zapier pour automatiser les tâches redondantes

Enfin, si vous êtes particulièrement débordé, Zapier permet de connecter vos applications les plus utilisées et d’automatiser toutes les tâches redondantes pour gagner du temps. Par exemple, si vous téléchargez une pièce jointe sur Gmail, elle atterrira automatiquement sur votre outil de stockage Dropbox.

Dropbox pour stocker et partager ses fichiers

Dropbox reste un outil de référence pour centraliser vos fichiers en ligne et les partager facilement avec vos clients ou partenaires.

Gérer son suivi prospect et la relation client

Dans le jargon, on appelle ça un CRM : Customer Relationship Management, ou un GRC en français. Et selon le type d’activité que vous exercez, quelques outils qui se rendront rapidement indispensables.

HubSpot et Pipedrive pour piloter la relation client

D’abord, un logiciel emailing complet comme Hubspot vous accompagne dans cette gestion minutieuse des relations clients. Il vous aidera aussi à piloter toutes les relations commerciales et les actions marketing.

Par ailleurs, vous trouverez en Pipedrive un outil presque similaire. Celui-ci vise à transformer les prospects les plus prometteurs en nouveaux clients et à prioriser les offres.

Hunter pour trouver des prospects

Vous êtes justement à la recherche de prospects ? Cela demande un peu de ruse. Hunter et son logo en forme renard l’ont en tout cas bien compris. Cette plateforme gratuite propose de trouver des adresses e-mails facilement pour vous mettre en relation avec des potentiels futurs clients. Pratique !

Optimiser la gestion administrative

La vie des indépendants est rythmée par la gestion des comptes bancaires aux crédits, en passant par la couverture mutuelle et les assurances. Mais grâce à des start-ups visionnaires et des structures en pleine expansion, ces tâches en question sont rendues bien plus faciles.

Alan et Wemind pour la santé et la prévoyance

Dans notre boîte à outils administrative, on vous propose de tester Alan, une assurance qui s’adresse aux indépendants, fondée pour pallier le manque de couverture. Alan propose donc une assurance santé simple, transparente et intuitive. Le plus ? Zéro paperasse, car tout est numérisé.

Du côté des mutuelles et complémentaires, on retrouve Wemind qui se destine également aux indépendants, avec en plus une protection juridique optionnelle. Par ailleurs Wemind propose un maintien des revenus si votre activité ne se développe pas comme prévu.

Mansa pour un crédit rapide

Enfin, si vous souhaitez faire un crédit jusqu’à 10 000 €, Mansa s’occupe de tout !

DocuSign pour la signature de documents

Vous avez besoin de signer des documents en ligne pour votre gestion administrative (papiers de banque, d’assurances etc.) ou des contrats ? La plateforme DocuSign permet de signer légalement et en toute sécurité n’importe quel document depuis un ordinateur ou un téléphone.

Se constituer une belle vitrine

Créez un site internet professionnel

Avoir un site internet permet d’emmener votre activité vers de nouveaux horizons ! Il constitue à la fois une vitrine pour présenter votre entreprise, un outil de communication efficace et un moyen d’attirer de nouveaux clients.

Votre site doit notamment :

• Présenter votre activité et vos services ;
• Afficher des témoignages de clients satisfaits ;
• Proposer un moyen de vous contacter (page contact ou formulaire).

Avant de créer votre site, pensez à enregistrer et héberger un nom de domaine. Des plateformes comme Infomaniak ou OVH permettent de réaliser cette première étape.

Choisissez un outil adapté à vos besoins

Si vous ne savez pas coder, plusieurs solutions permettent de créer facilement un site internet.

• Wix est idéal pour concevoir rapidement un site grâce à de nombreux modèles et extensions, sans connaissances techniques ;
• WordPress est plus adapté aux sites riches en contenus ou nécessitant davantage de fonctionnalités grâce à son vaste catalogue de plug-ins.

Ces deux plateformes proposent une offre gratuite limitée, puis différents abonnements payants selon vos besoins.

Vous vendez en ligne ? Optez pour Shopify

Si votre activité est orientée vers le e-commerce, Shopify est une référence. La plateforme permet de créer et gérer une boutique en ligne sans compétences techniques particulières.

Les abonnements sont proposés entre 27 € et 289 € par mois avec une facturation annuelle, ou entre 36 € et 384 € par mois avec une facturation mensuelle.

Ne négligez pas les supports imprimés

Le site internet n’est pas le seul levier pour développer votre visibilité. Les supports de communication imprimés restent utiles, notamment lors d’événements ou de rendez-vous professionnels.

Vous pouvez par exemple utiliser Vistaprint pour créer des cartes de visite, flyers, invitations, affiches ou encore des supports personnalisés afin de promouvoir votre activité.

Booster vos réseaux sociaux

Facebook, Twitter, LinkedIn, Pinterest, Instagram… Vous ne savez plus où donner de la tête, ni par où commencer ? Les réseaux sociaux sont eux-mêmes de merveilleux outils pour faciliter la vie des indépendants. En effet, ils sont d’excellentes plateformes de visibilité pour toutes les activités. Encore faut-il les gérer correctement…

Programmez vos publications

Publier régulièrement peut vite devenir chronophage. Les outils de gestion des réseaux sociaux permettent de programmer vos contenus à l’avance tout en administrant plusieurs plateformes depuis une seule interface.

Parmi les solutions les plus populaires, on retrouve :

• Swello, une plateforme française particulièrement adaptée aux professionnels ;
• Buffer, un outil international simple d’utilisation.

En plus de la programmation des publications, ces solutions proposent des statistiques pour mesurer les performances de vos contenus (portée, engagement, clics, etc.) et ajuster votre stratégie si nécessaire.

Organisez facilement des concours

Vous souhaitez animer votre communauté ? Pickaw est un outil spécialisé dans l’organisation de jeux-concours sur les réseaux sociaux. Il facilite le tirage au sort des gagnants et permet de gérer vos opérations promotionnelles en toute simplicité.

Effectuez une veille efficace

Pour rester informé des tendances de votre secteur, Feedly est une excellente solution. L’outil centralise les contenus de vos sources préférées et vous permet de suivre facilement l’actualité d’un domaine précis, afin d’alimenter vos publications et de rester à jour sur votre marché.

Enrichir ses contenus

Une fois votre site créé et vos réseaux sociaux pris en main, il faut se pencher sur les contenus. Ceux-ci permettront d’appuyer encore davantage votre présence en ligne. Si ce n’est pas votre spécialité, plusieurs outils vous faciliteront grandement la tâche.

Déjà, vous pourrez dénicher les images libres de droit gratuitement sur des banques d’image comme Unsplash, mais aussi Pexels et Stock-Up.

Dans le cas où vous aimeriez vous lancer davantage dans l’édition de photos ou la création de visuels web ou print, deux outils pourront vous convenir : le fameux Adobe Creative Cloud (Photoshop, inDesign, etc.) ou son petit frère gratuit Canva. Le premier outil, payant, demande toutefois une formation pour optimiser son utilisation. Pour Canva, la prise en main est rapide, et il représente une alternative efficace si la PAO ne fait pas partie de vos compétences préexistantes.

Maintenir le contact professionnel

Fini les e-mails mal classés et les textos perdus. Pour échanger avec vos clients, mais aussi vos collaborateurs, associés ou toutes personnes en lien avec votre activité, plusieurs outils permettent de fluidifier les échanges.

Par écrit, Slack s’impose comme un outil incontournable en ce qui concerne la communication interne. Avec son système de canaux, vous pourrez organiser vos échanges directement dans cette app de messagerie instantanée. Dans le cas où vous seriez familier avec Microsoft, celui-ci propose un outil de messagerie basé sur un concept similaire : Teams. Alors Slack ou Teams ? Ce sera une question de goût !

Pour les appels vidéos, Hangouts et Zoom vous permettent de gérer d’une main de maître des réunions en ligne. Mais ces deux outils autorisent également le partage d’écran. Cette dernière option est pratique dans le cas où votre activité gravite autour de la formation par exemple.

Besoin de concentration ?

On le sait, la vie des indépendants est souvent trépidante, mais parfois stressante. Et on a même un outil pour ça : Noisli ! Sa formule bien-être repose sur un environnement sonore apaisant, et des fonctionnalités pour améliorer votre concentration et vous rendre (aussi) plus productif au travail.

Vous savez dorénavant tout sur la boîte à outils qui facilite la vie des indépendants.