Comment gérer ses espèces en profession libérale ?

Vous êtes en activité libérale et vous vous demandez comment gérer vos espèces au quotidien ? C’est une question importante, puisqu’à contrario de la plupart des commerçants, vous n’aurez pas forcément de caisse enregistreuse. Aussi, vous êtes légalement obligé d’accepter les paiements en espèces de la part d’un client ou d’un patient, sauf sous certaines conditions. Pas d’inquiétude cependant, car la gestion des espèces relève de quelques opérations simples que l’on partage avec vous !

Où déposer vos espèces en tant que profession libérale ?

Pour rappel, vous êtes tenu d’accepter les paiements en espèces de vos clients ou patients, sauf dans certains cas précis (devise étrangère, billets endommagés, absence d’appoint…). Une fois ces espèces encaissées, deux options s’offrent à vous :

À la banque

Si vous avez des recettes en espèces, alors vous pourrez aisément déposer les liquidités à la banque dans laquelle vous avez ouvert votre compte professionnel. L’opération est simple : vous pouvez déposer la globalité des pièces et billets en euros sur votre compte professionnel directement au guichet, par courrier ou via les distributeurs/machines à dépôt. Veillez toutefois à conserver les informations relatives à chaque paiement en espèces déposé à la banque. Généralement, vous aurez un bordereau de dépôt d’espèces qui permettra de faire foi.

Conserver ses espèces

Dans le cas où vous souhaitez conserver vos espèces, et ne comptez pas les déposer à la banque immédiatement, alors vous devez garder une traçabilité de chaque paiement. La traçabilité de vos recettes en espèces permet en effet de lutter contre les opérations illégales, dont le blanchiment d’argent. Il est donc impératif d’avoir à disposition toutes les informations possibles en cas de contrôle fiscal : identité du client/patient et date de paiement.

Tenir un livre des recettes avec les opérations en espèces

Le Livre des Recettes (ou livre-journal) est obligatoire pour tous les professionnels BNC, qu’ils soient en micro-BNC ou en déclaration contrôlée, et permet de rendre compte des différentes transactions. En déclaration contrôlée, les obligations sont même plus larges : livre-journal des recettes et des dépenses, ainsi qu’un registre des immobilisations. Ainsi, tous les paiements en espèces doivent être intégrés dans ce Livre des Recettes, et chaque paiement doit être dûment justifié. Par exemple, chaque enregistrement d’un paiement en espèces doit faire preuve d’une date de réception.

Les paiements en espèces n’ont pas de « lignes » particulières dans votre Livre de Recettes. L’inscription « paiement en espèces » devra simplement être indiquée, au même titre que « virement bancaire » ou « chèque ».

Nous vous rappelons par là même qu’il est interdit d’entrer l’ensemble de vos recettes en fin de semaine ou en fin de mois. Et seules les recettes qui ne dépassent pas le montant de 76€ peuvent être comptabilisées de manière globale. L’identité des clients doit toutefois être notée et conservée.

Quid du brouillard de caisse ?

Le brouillard de caisse est un fichier qui rassemble tous les mouvements de la caisse des entreprises (les entrées et les sorties des liquidités) de manière chronologique. Ensuite, ces mouvements sont enregistrés dans les Livres de Recettes. Il est toutefois important de noter que le brouillard de caisse n’est plus obligatoire pour les professions libérales.

Quel est le plafond des paiements en espèces en 2026 ?

En activité libérale, vous pouvez recevoir jusqu’à 1 000 € en espèces pour un même règlement. Ce seuil, auparavant établi à 3 000 €, a été abaissé à partir du 1er septembre 2015 par décret, en application de l’article L. 112-6 du code monétaire et financier relatif à l’interdiction du paiement en espèces de certaines créances.

Ce plafond de 1 000 € reste en vigueur en 2026. Ainsi, au-delà de ce montant, le règlement en espèces n’est pas autorisé et vous pourriez recevoir une amende pouvant atteindre 5 % des sommes payées illégalement en espèces en cas de non-respect de la loi, à partager entre vous et votre client.

Le rôle des AGA dans le suivi de vos espèces

Une AGA (Association de gestion agréée) est un organisme agréé par l’administration fiscale qui accompagne et soutient les professionnels en activité libérale relevant du régime BNC dans la gestion et la sécurisation de leur comptabilité. Elle concerne notamment les professions réglementées par un ordre professionnel, comme les médecins, les infirmiers libéraux ou les avocats, mais aussi les professions libérales non réglementées.

Pour adhérer à une AGA, vous devrez respecter certaines conditions. La bonne gestion de vos recettes en espèces en fait bien évidemment partie ! Dans le dossier que vous présenterez à votre AGA, il sera important de veiller à bien organiser les enregistrements de vos liquidités. Par exemple, vous pourrez ajouter toutes les informations inhérentes aux recettes/dépenses en espèces : identité du client (nom, prénom, adresse), date de réception et nature des prestations fournies.

La gestion des espèces sur Indy (ex-Georges)

Indy vous aide à comptabiliser tous vos mouvements en espèces. Ainsi, que vous décidiez de déposer vos liquidités à la banque ou de les conserver, nous vous accompagnons dans votre démarche. Et que vous démarriez votre activité libérale, que vous soyez en plein exercice, ou que vous envisagiez une cessation d’activité libérale, Indy vous accompagne dans le suivi de votre trésorerie, espèces comprises. Consultez notre tutoriel à propos de la gestion des caisses sur Indy pour en savoir plus !

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