Comment recruter un freelance : étapes, contrat et TESE

Indépendant, dirigeant de société ou profession libérale, vous avez besoin d’un renfort ponctuel ou régulier : accueil client, ménage du local, gestion administrative, mission technique… Deux options s’offrent à vous : recruter un freelance auto-entrepreneur via un contrat de mission, ou embaucher un salarié grâce au TESE de l’Urssaf. On vous explique les différences, les étapes à suivre et les points de vigilance pour chacune.

Recruter un freelance ou embaucher un salarié : quelle différence ?

Le terme « recruter » est souvent employé au sens large, mais il désigne en principe l’embauche d’un salarié via un contrat de travail (CDI, CDD). Quand vous faites appel à un freelance, il ne s’agit pas d’une embauche à proprement parler : le freelance reste un professionnel indépendant, et votre collaboration est encadrée par un contrat de mission ou de prestation de services, et non par un contrat de travail.

Cette distinction a des conséquences concrètes : avec un salarié, vous devenez employeur et devez respecter l’ensemble des règles du droit du travail (contrat, cotisations, encadrement des horaires). Avec un freelance, vous restez un simple client : c’est lui qui gère ses propres cotisations et sa fiscalité, et vous n’avez ni charges patronales ni lien de subordination à établir.

Le TESE de l’Urssaf pour embaucher un salarié 

Le Titre Emploi Service Entreprise (TESE) est un service des Urssaf qui sert à alléger considérablement les formalités liées à l’emploi. Il permet de déclarer vos salariés, les payer, établir une promesse d’embauche, les contrats d’embauche et les bulletins de salaire simplement directement en ligne sur votre espace employeur dédié (🔎 ici).

Il est destiné à tous les employeurs relevant du régime général de la sécurité sociale (hors secteur agricole) : professions libérales, artisans, commerçants ou dirigeants de société, dans le respect de la loi du travail. L’avantage principal du TESE est la simplification des démarches.

Une fois les formalités d’embauche effectuées, vous n’aurez plus qu’à établir chaque mois le bulletin de salaire de votre employé, qui vous indiquera automatiquement le salaire à lui verser, les cotisations sociales et l’impôt sur le revenu à payer auprès de l’Urssaf. Le salaire payé est directement déductible sur votre déclaration 2035. Si vous utilisez Indy (ex Georges), il est à classer en « Salaires nets ». Les charges patronales seront-elles à déduire en « Charges sociales sur salaire ».

Avec le TESE, vous embauchez donc votre personnel en tant que salarié. Vous avez ainsi un plus grand contrôle sur son travail, notamment au niveau des heures et des jours de travail, et des sanctions prises en cas de manquement. Pour créer votre espace personnel, rendez-vous sur le site www.letese.urssaf.fr. Toutes les formalités sont expliquées dans des documents mode d’emploi édités par l’Urssaf. Ils vous expliquent pas à pas comment déclarer, établir un contrat ou un bulletin de paie.

Pensez aussi à anticiper la fin de la relation de travail : à la rupture du contrat, vous devrez remettre à votre salarié son solde de tout compte et, selon les cas, une indemnité de fin de contrat.

Recruter un freelance auto-entrepreneur : mode d’emploi 

Recruter un freelance est une solution de plus en plus plébiscitée par les indépendants, les entreprises et les professions libérales qui ont besoin d’un renfort sans les contraintes du salariat. Dans ce cas, pas de déclaration d’embauche ni de contrat de travail, mais un contrat de mission qui fixe les règles des deux parties.

• Aucune démarche d’embauche ni de contrat de travail à établir : seul un contrat de mission encadre la collaboration ;
• Le freelance gère lui-même ses cotisations sociales, vous n’avez donc aucune charge patronale à payer ;
• La rémunération se fait à la mission et non à l’heure, idéal pour un besoin ponctuel ou récurrent.

Contrairement au salarié, le freelance auto-entrepreneur est à son compte, vous n’êtes donc pas son patron mais un client. Votre secrétaire, votre assistant, votre développeur ou votre homme/femme de ménage peut tout à fait être un indépendant que vous recrutez en freelance, à qui vous verserez des honoraires plutôt qu’un salaire.

Les étapes pour bien recruter son freelance 

Pour que la collaboration se passe bien, mieux vaut cadrer la mission avant même de chercher un candidat.

• Rédiger un cahier des charges : décrivez la nature des tâches, la durée de la mission, le rythme attendu et les résultats à livrer, pour que le freelance sache exactement ce que vous attendez de lui ;
• Fixer un budget : définissez une fourchette de rémunération réaliste au regard des tarifs pratiqués sur le marché des indépendants, ce qui laisse aussi une marge de négociation ;
• Trouver le bon profil : bouche-à-oreille, réseaux professionnels (LinkedIn notamment) ou plateformes spécialisées sont les canaux les plus efficaces pour dénicher un freelance qualifié ;
• Sélectionner le candidat : demandez des références, des exemples de réalisations, et n’hésitez pas à proposer un test sur un périmètre restreint avant de vous engager sur toute la mission.

Le contrat de mission  : clauses à prévoir et fin de collaboration

Le contrat conclu avec un freelance est un contrat de prestation de services, distinct du contrat de travail. La loi n’encadrant pas précisément son contenu, il est dans votre intérêt de bien détailler certaines clauses.

• Une clause de non-concurrence, limitée dans le temps, pour éviter que le freelance ne travaille pour un concurrent direct pendant la mission ;
• Une clause de confidentialité si le freelance a accès à des informations sensibles de votre activité ;
• Une clause d’objectifs, utile si la rémunération est en partie variable selon les résultats obtenus ;
• Une clause de résiliation anticipée, qui prévoit les conditions dans lesquelles chacune des parties peut mettre fin à la mission avant son terme.

Côté rémunération, le freelance n’est pas soumis au SMIC : le montant et les modalités de paiement sont librement négociés entre vous. Concernant la fin de la mission, un contrat conclu pour une durée déterminée s’achève à l’échéance prévue ou à la livraison de la prestation ; s’il est à durée indéterminée, il peut être résilié à tout moment, sous réserve de respecter le préavis fixé au contrat.

Et vous, comment faites-vous pour recruter un freelance ou embaucher du personnel ? Dites-nous tout dans les commentaires !