Comment fonctionnent les indemnités kilométriques en société ?

Vous êtes dirigeant ou salarié d’une société (SARL, SAS, SASU ou EURL) et utilisez votre véhicule personnel dans le cadre de missions professionnelles ? Alors vous pourrez bénéficier des indemnités kilométriques ! Ces dernières permettent un défraiement des déplacements qui varie en fonction des barèmes annuels et de quelques règles en vigueur. Les IK sont également des charges déductibles. On vous explique plus en détail comment fonctionnent les indemnités kilométriques en société : en route !

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Quelques mesures sur les indemnités kilométriques

Qui est concerné ?

Le chef d’entreprise et les salariés sont concernés par les indemnités kilométriques, dans la mesure où ces derniers utilisent leur propre véhicule pour effectuer des trajets à des fins professionnelles. En revanche, les prestataires ou encore les associés qui n’ont pas de postes dans l’entreprise ne peuvent pas bénéficier des indemnités kilométriques.

Les types de trajet et de frais

Les trajets professionnels comprennent les usages professionnels d’un véhicule en dehors des trajets entre le domicile et le lieu de travail. Par exemple, cela concerne une visite chez un client pour un rendez-vous professionnel, ou encore un trajet pour amener ou déposer du matériel, selon le type d’activité exercée. Par ailleurs, si vous souhaitez bénéficier d’avantages sur vos trajets entre le domicile et le travail, vous pourrez déduire les frais dans la déclaration de revenus !

Aussi, les frais indemnisés comprennent :

• Le coût d’achat du véhicule et ses équipements
• Le carburant
• Les réparations ou maintenance
• L’amortissement du véhicule
• La prime d’assurance annuelle
• Les dépenses pneumatiques

💡 Seuls les frais de péage et de stationnement n’entrent pas dans les indemnités kilométriques.

Justifier ses trajets professionnels, est-ce obligatoire ?

Dans le cadre des indemnités kilométriques, vous n’êtes pas dans l’obligation de conserver l’intégralité de vos justificatifs. Vous devez néanmoins être en mesure de justifier vos trajets en cas de contrôle de l’administration fiscal. Pour cela, il vous suffit de ternir à jour un document (Excel par exemple), dans lequel, vous listez l’ensemble de vos trajets professionnels. Ici, nous vous invitons à créer plusieurs colonnes, avec notamment : La date du trajet, les kilomètres parcourus, le client (s’il s’agit d’un rendez-vous client).

Comment calculer son indemnité kilométrique ?

La formule

Pour calculer votre indemnité kilométrique, vous devez appliquer le calcul suivant :

Indemnité kilométrique = la distance parcourue (d) x le coefficient du barème kilométrique en fonction des caractéristiques du véhicule utilisé.

Quel barème kilométrique en 2023 ?

Chaque année, un nouveau barème des indemnités kilométriques est publié, généralement au cours du premier trimestre. Ce sont les administrations et notamment le site impôt.gouv, qui encadrent ce barème. Nous sommes actuellement en attente du barème pour 2024.

Ainsi, pour 2023, voici le barème applicable pour tous vos déplacements professionnels en voiture ou en deux-roues.

Pour les voitures 🚙

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Pour les motos 🏍️

💡 Le saviez-vous ? Au regard de l’inflation, le barème kilométrique 2023 a fait l’objet d’une revalorisation de 5,4 % par rapport à l’année 2023.

Pour les cyclomoteurs 🛵

Pour les vélos 🚲

Dans le cas du vélo, les déplacements à des fins professionnelles ne sont pas considérés dans le barème des indemnités kilométriques. Toutefois, depuis 2016, il est possible d’obtenir une prise en charge des frais de la part de l’entreprise si le salarié se rend au travail à vélo depuis son domicile. Le barème est de 0,25 € par kilomètre, et cette indemnité est exonérée d’impôt sur le revenu jusqu’à 200 € par an.

Par ailleurs, le vélo doit être un vélo personnel et non un vélo en libre-service dont l’abonnement peut déjà être couvert par la société.

Les avantages et inconvénients des indemnités kilométriques

En plus de la couverture des frais mentionnée ci-dessus, le remboursement des frais kilométriques n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu. Autrement dit, les indemnités kilométriques n’apparaissent pas sur la déclaration de revenu. Pour les entreprises, cela signifie qu’elles sont exemptées de payer la TVS (taxe sur les véhicules de société) jusqu’à 15 000 km. De plus, un abattement de 15 000 € est appliqué sur le montant total de la taxe sur les véhicules des salariés et dirigeants.

En revanche, les indemnités kilométriques limitent l’utilisation d’un véhicule et ne couvrent pas certains frais qui pourront s’avérer onéreux. Par exemple, certaines réparations dépassent largement le montant des indemnités. Ainsi, dans certains cas, il est préférable pour une entreprise de proposer des véhicules de fonction, notamment pour le dirigeant d’une société, qui pourra non seulement avoir une voiture ou un deux-roues immatriculés au nom de sa société, mais aussi d’amortir l’achat de son véhicule sur plusieurs années. Si vous faites donc le choix des indemnités kilométriques, vous ne pouvez pas obtenir en plus une déduction de vos frais réels, et inversement.

Les indemnités kilométriques sur Indy, comment ça marche ?

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Étape 1️⃣ : Notez vos trajets professionnels

Dans un premier temps, nous vous invitons à noter de votre côté les kilomètres parcourus dans le cadre de votre activité. Ici, vous n’avez pas à garder vos justificatifs. Vous devrez néanmoins pouvoir justifier vos trajets professionnels en cas de contrôle (vous devrez notamment pouvoir fournir les noms et adresses de vos clients).

⚠️ Vous ne devez pas ajouter de note de frais sur Indy. Dans le cas contraire, vos frais seront comptabilisés deux fois. Aussi, si vous avez payé avec votre compte professionnel des frais d’essence, d’entretien ou d’assurance, ces derniers seront à catégoriser en Remboursement d’associé sur Indy. Les frais de péage et de parking seront quant à eux à catégoriser en Frais de déplacement.

De notre côté, nous vous conseillons de payer ces frais avec votre compte bancaire personnel. Vous pourrez ainsi vous rembourser les frais selon les indemnités calculées grâce au barème en vigueur.

Étape 2️⃣ : Votre étape de clôture

Lors de clôture comptable, Indy se chargera de calculer le montant de l’indemnité kilométrique déductible que vous pourrez vous rembourser.
Dans un premier temps, indiquer déduire vos frais de véhicule au barème kilométrique dans l’étape « Frais de véhicule » 👇

Puis rendez-vous dans l’étape 5 « Indemnités kilométriques« . Ici, le calcul effectué s’appuiera sur les informations que vous renseignez en cliquant sûr « + Ajouter« . Indiquez ici, le type de véhicule utilisé, le nombre de kilomètres parcourus que vous aurez noté durant l’année ainsi que barème kilométrique fourni par l’administration fiscale. Vous pourrez ensuite valider l’étape 👇

Une fois l’étape validée par vos soins, Indy passera une écriture comptable qui impactera votre Compte Courant d’Associé, pour vous permettre le remboursement.

Étape 3 : Remboursement de votre indemnité

Vous pouvez désormais vous rembourser vos indemnités ! Le remboursement de vos indemnités depuis votre compte bancaire professionnel vers votre compte bancaire professionnel devra être catégorisé en Remboursement d’associé.

💡 Bon à savoir : Vous pouvez éventuellement vous rembourser au cours de l’année en faisant une simulation grâce au simulateur des impôts. Si vous décidez de procéder ainsi, nous vous conseillons de vous rembourser moins que prévu. De cette manière vous êtes sûr de ne pas devoir de l’argent à votre société lors du calcul final de vos indemnités lors de votre clôture. Pour accéder au simulateur de frais kilométriques, proposé par les impôts, c’est 👉 par ici 👈.

Indemnités kilométriques ou frais réels, comment choisir ?

La déduction des frais kilométriques au réel, comment ça marche ?

Par défaut, si vous ne faites rien, votre véhicule sera par défaut aux frais réels. Sachez que contrairement aux indemnités kilométriques, la déduction au réel des frais de véhicule fonctionne de la même manière que n’importe quelle autre dépense. Ici, l’intégralité de vos dépenses devra être justifiée par une facture.

Les frais considérés ici, sont :

• Le carburant, l’entretien, les réparations du véhicule et son assurance. Ils devront être catégorisés en Véhicule et carburant sur Indy ⛽️
• Les péages et parkings qui devront quant à eux être catégorisés en Frais de déplacement 🅿️

Indemnités kilométriques vs frais réels, quelle option est la plus adaptée à mes besoins ?

• Avez-vous immobilisé votre véhicule ? Si oui, ce dernier devra obligatoirement être aux frais réels ;
• Utilisez-vous votre véhicule personnel ? Si oui, vous avez le choix entre frais réels ou indemnités kilométriques ;
• Utilisez-vous votre véhicule personnel et avez omis de conserver vos justificatifs ? Optez plutôt pour le barème kilométrique ;
• Vous utilisez votre véhicule personnel et n’avez pas gardé de trace de votre kilométrage professionnel ? Il est préférable d’opter pour les frais réels.

🤓 Le saviez-vous ? Une très grande partie des dirigeants de société utilisent leur véhicule personnel et déduisent leur frais de véhicule au barème.

Vous avez des questions sur les indemnités kilométriques en société ? Laissez-nous un petit message en commentaire ! Nous nous ferons un réel plaisir de vous accompagner ! 🤗

Questions fréquentes

Mon salarié, peut-il déduire des indemnités kilométriques ?

Tout à fait ! Tout comme vous, les salariés peuvent être amenés à utiliser leur véhicule personnel lors de leurs divers déplacements professionnels. Ici, dans le cadre des indemnités kilométriques, vous devrez rembourser les frais réels engagés par ce dernier tels que les frais de carburant, d’assurance et de réparations. Votre salarié devra être en mesure de justifier ses frais de déplacement en transmettant une note de frais kilométrique contenant le montant des dépenses, le nombre de kilomètres parcourus… Enfin, les indemnités kilométriques des salariés prises en charge de l’employeur ne sont pas soumises aux cotisations sociales.

Quelles sont les charges déductibles en société ?

En plus des frais de véhicules, vous pourrez déduire tous les frais professionnels inhérents à votre activité. Par exemple : le loyer et les charges mixtes associées (électricité, gaz, eau, internet, téléphone…), les frais de repas, les frais de blanchisserie, les frais de formation, les achats de matériel…

Je suis en SAS, puis-je déduire mes frais de déplacement domicile travail ?

En tant qu’assimilé-salarié, le dirigeant de SAS qui utilise son véhicule personnel pour se rendre à son travail pourra bénéficier d’une indemnité de transport annuelle de 200 euros exonérée de cotisations sociales. Toutefois, si le trajet domicile lieu de travail n’est pas desservi par les transports en commun ou si vos horaires ne vous permettent pas d’utiliser les transports en commun, vous pouvez utiliser le barème kilométrique de l’URSSAF.

Source image : AA+W – Adobe Stock